Задавали ли Вы себе вопрос, с чем связана длительность ваших совещаний? На совещания уходят часы, а принятые решения не выполняются, или уже на следующий день кажутся всем ошибочными?

Ответ прост: совещания требуют тщательной подготовки. Это целая наука, подготовиться так, чтоб совещание прошло быстро, решения были приняты правильно и выполнены в срок. Итак из каких этапов состоит Проведение эффективных совещаний

Этап 1. Подготовка

Начало подготовки к любому совещанию – повестка дня. Именно от её формулировки зависит финал мероприятия. Выделите главные моменты:

• Какой итог совещания вы хотите получить?

• Установите продукт совещания: определение ориентиров, этапов достижения цели.

Пригласите на совещание только необходимых сотрудников и сразу оповестите их о цели проведения совещания.

Этап 2. Установка контакта

Эффективность совещание зависит от каждой мелочи, играет роль даже стол, за которым сидят участники. Позы, жесты, выражения лиц, настроение сотрудников – всё это отражается на возможности взаимодействовать.

Завершение этого этапа – согласование регламента и определение ролей участников.

Этап 3. Рассмотрение взглядов на ситуацию

Расхождения во взглядах на решение вопроса необходимо выявить сразу, чтоб не превратить совещание в «общение глухих», а перейти к конструктивному диалогу.

Следует выделить главное правило деловой коммуникации: перед тем как договариваться, договоритесь, о чем договариваться!

Важно, чтоб озвученные интересы и проблемы каждого участника были услышаны всеми, и учтены во время принятия решений. Не бойтесь отсутствия единства мнений.

Второе правило деловой коммуникации: согласие в том, что мы не согласны, порой самое главное согласие!

Такой ход событий становится возможным в случае правильного распределения ролей участников совещания.

Этап 4. Постановка приоритетов

Добейтесь от участников совещания согласия относительно приоритета решения проблем. Поставьте вопрос: «С решения какой проблемы нужно начать?»

Зачастую приоритеты выстраиваются после аранжирования набором аргументов. В этом случае, ключевое место за позицией лидера в совещании. Это связанно с ответственностью, к которой не готово большинство сотрудников.

Если расстановка приоритетов не учитывает интересы кого-либо из сотрудников, это стоит отметить, и на месте принять решение о мерах решения данного вопроса. В противном случае, сотрудник не будет с полной мерой ответственности выполнять принятые решения, и снизит активность в ходе совещания.

Однако, оптимальный вариант – «Проигравших нет!». Постарайтесь обеспечить ситуацию, где выигрывают все стороны.

Этап 5. Перевод проблем в задачи

Если проблемы сформулированы точно, то, что и кому нужно делать становиться очевидным.

Но если такой ситуации не сложилось, устройте для сотрудников мозговой штурм. Обеспечьте активность, в процессе формирования решения, каждого из участников. Ведь когда все включены – каждый ответственен и причастен!

Этап 6. Принимаем решения и распределяем ответственность

Совещание можно считать удачным, если к этому этапу разногласий уже нет. Когда же альтернатив несколько, то неизбежно нужно воспользоваться одним из трёх вариантов:

1. Решение, принятое лидером единолично – подойдёт для форс-мажора, либо в неопределённой ситуации. Объясните своё решение, и оно будет поддержано участниками совещания.

2. Большинство голосов. Этот способ не рекомендуется к использованию, т.к. велик риск раскола команды.

3. Консенсус. Эффективен только в случае, если он, достигнут по основным положениям. Если по незначительным вопросам есть единство, а по ключевым нет, такой метод решения вопроса только усугубит ситуацию.

Каким методом бы не было принято решение, проведите в окончании «фиксацию сомнений».

Предложите поделиться мнениями о принятом решении. Слово «сомнение» позволит озвучить опасения и различного рода недовольства. Зафиксируйте все высказывания, это станет описанием зон риска. Проработайте их дополнительно. Например, договоритесь разработать запасной план.

Завершите этот этап итогами. Все участники осознают взятые обязательства, и это станет гарантией их личной ответственности.

Этап 7. Окончание совещания

На этом этапе необходимо поставить точку, чтоб участники разошлись с ощущением завершенного мероприятия.

Подводя итог, совершенно очевидно, что проведение успешного совещания – дело очень нелёгкое. И этой науке необходимо учится, посвятив некоторое время, чтоб использовать свой рабочий день эффективно в будущем.

Узнать подробнее о технологиях и методах проведения эффективного совещания, на тренинге

Проведение эффективных совещаний