1) Составьте предварительный план совещания. При его наличии вам будет проще подготовится и провести его согласно плана. При необходимости разделите совещания на разные форматы, в зависимости от тематики и цели проведения.
2) Приглашайте на совещания только нужных людей. Лишние люди неминуемо будут задавать вопросы, что затянет время и отвлечет от главной повести совещания.
3) Сообщите заранее всем участникам время и дату проведения совещания. Также говорите о времени начала и окончания совещания. Если происходят какие-либо изменения – обязательно оповестите все участников.
4) При проведении совещаний, делайте так, чтобы говорил один человек. Не давайте участникам совещания перебивать друг друга. Это позволит провести совещание продуктивно.
5) Начинайте совещания вовремя. Ни в коем случае не нужно ждать опоздавших. Это негативно будет влиять на всех участников совещания. Делайте совещания не сильно длинными. Через 20-30 минут восприятие информации снижается и продуктивность участников падает. При необходимости делайте 5-10 минутные перерывы.
6) Письменно фиксируйте все сказанное. Желательно, чтобы один из участников выполнял роль секретаря, который будет записывать выводы и решения. Это в последующем сэкономит время и поможет быстро восстановить в памяти участников все обсуждаемые вопросы.
7) Поддерживайте постоянно интерес участников совещания. Люди тогда уделяют внимание cказанному, когда это касается их лично.
8) Старайтесь обсуждать только рабочие вопросы, не переходя на личные характеристики участников. Это может увести совещание от главной темы. Если совещание приняло не конструктивную форму проведения и отклоняется сильно от главной повестки – такое совещание лучше прекратить и перенести на другой день.
9) Если основные вопросы были уже обсуждены – расходитесь. Заканчивайте совещание четким планом действий для участников.
Хотите узнать больше об эффективном управлении? Получить ответы на волнующие вас вопросы? Развить ключевые навыки управления?
Запишитесь на тренинг «Эффективный руководитель»
